Mit der cowirkspace Community habe ich in einer Session mit Fokus Hybride Events kondensiert, welche Erfahrungen wir damit gemacht haben. Welche Empfehlungen wir für gutes Gelingen geben können. Dieser Blogartikel gibt dieses Erfahrungswissen an euch weiter.
Was bedeutet „hybrid“
Mit ‚hybrid‘ charakterisieren wir Events / Meetings / Zusammenarbeit, wenn diese Mischung an Teilnehmer:innen vorliegt:
- Ein Teil der Teilnehmer:innen ist gemeinsam an einem physischen Ort versammelt – Konferenzsaal oder auch Meetingraum in der Firma – auch ‚on-site‘ genannt.
- Andere Teilnehmer:innen sind via Internet aus dem Home Office oder Coworking Space dabei – auch als ‚remote‘ bezeichnet.
Obwohl es gerade so gehyped wird: Hybrides Zusammenarbeiten ist leider selten „best of both worlds“. Allein schon deshalb, weil in vielen Fällen die Möglichkeiten der asynchronen Zusammenarbeit online zuwenig ausgelotet wurden. Wer Events, Workshops oder Konferenzen wieder genauso plant wie vor der Pandemie und lediglich dafür sorgt, dass es einen digitalen Livestream gibt, behandelt einen Teil der Teilnehmenden wie Zaungäste.
Und auch beim Weg zurück ins Büro gestaltet sich die Zusammenarbeit jetzt oft „hybrid“: Ein Teil arbeitet im Büro, und ein anderer Teil nutzt die Gelegenheit ohne Pendelei von zuhause oder in einem Coworking Space zu arbeiten. Wie bereits angemerkt, fehlen für den hybrid workplace sinnvolle digitale Tools für asynchrones Arbeiten
Als seit langer Zeit ortsunabhängig Arbeitende ich das hybride Arbeiten in Teams sehr gut. Daher freute mich sehr zu dem Thema mit der cowirkspace Community in den Austausch zu gehen.
No-Gos für Hybrides Zusammenarbeiten
Zur Einstimmung haben wir uns mit der Methode „Kopfstand“ angeschaut, was ein hybrides Meeting oder Zusammenarbeiten so richtig schief laufen lassen kann.
Hier sind unsere gesammelten Punkte geclustert nach verschiedenen Aspekten zu sehen:
Hybride Events – so geht’s besser!
In der nächsten Runde haben wir dann gesammelt, was hybrides Zusammenarbeiten oder hybride Treffen gut und gleichberechtigt geraten lässt. Darüber diskutierten wir in der Gruppe und stellten die folgenden Empfehlungen zusammen.
Rahmen & Vorfeld
- Alle Teilnehmer:innen sind mit den genutzten Tools vertraut und im Umgang damit geschult.
- Die Agenda wird frühzeitig im Vorfeld bekanntgegeben.
- Der Zeitrahmen sowie die Zeiten für die einzelnen Agenda-Punkten sind passend vorgegeben, eine Moderation wird bestimmt, die eine Lösung zum effizienten Timekeeping nutzt.
- Besonders die Moderation macht sich im Vorfeld bewusst, wie unterschiedlich die Befindlichkeiten onsite bzw. remote sind, um das im Blick zu behalten und remote Teilnehmende zu Wort kommen zu lassen.
- Die Moderator:innen sind sich bewusst und vermitteln den Menschen onsite, dass die Online-Teilnehmer:innen sehr herausgefordert sind in punkto Aufmerksamkeit und Stress Details des Meetings zu verpassen.
Allgemeine Verhaltensregeln
- Es werden klare Verhaltensregeln für online / remote verabredet bzw. am besten gemeinsam erarbeitet und verabschiedet. Zum Beispiel die Kamera in Besprechungen angeschaltet zu lassen.
- Pausen werden eingeplant, wobei es öfter Pausen gibt, da es für die remote Teilnehmer:innen anstrengender ist.
- Die Teams onsite achten auf ihre Geräuschkulisse, die den Online-Teilnehmenden direkt und laut auf die Ohren geliefert wird – Tassengeklapper, Papierrascheln oder durcheinander Reden werden vermieden.
- Mit einer Methode fürs Check-in, die für alle angenehm ist, werden alle Teilnehmer:innen eingebunden und kommen auch einmal kurz zu Wort. Gerne mit „Weitergeben“ an andere Teilnehmende, damit alle mehr lernen, wer genau mit dabei ist.
- Viele interaktive Elemente halten die Aufmerksamkeit hoch und binden alle onsite wie remote ein. Nach Einheiten in Kleingruppen darauf achten, die Ergebnisse in der großen Gruppe zusammenzuführen.
Virtuelle Kolleg:innen integrieren
- Onsite großen Bildschirm nutzen, damit die Online-Teilnehmer:innen deutlich im Raum wahrgenonmen werden.
- Rollen sowohl an onsite als auch remote Teilnehmer:innen verteilen; neben der Moderation im Raum gibt es eine Person zur Unterstützung, die den Chat betreut und mit im Blick hat, wenn sich jemand zu Wort meldet online.
- Als Moderator:innen immer alle Teilnehmenden mit einbeziehen; wenn es zu Nebenabreden in der onsite Gruppe kommt, bringt die Moderation die Informationen zu allen.
- Bestmöglich arbeiten alle per Laptop und Konferenzlösung zusammen. Dadurch können alle Teilnehmer:innen in direkten Kontakt treten und gemischte Gruppen bilden, egal ob onsite oder remote.
- Sämtliche erforderlichen Unterlagen digital verfügbar machen, auch alle Ergebnisse digital gesammeln bzw. erstellen. Zeitnah nachträglich erstellte Dokumentationen oder Ergebnisse allen digital zur Verfügung stellen.
Fazit Hybride Events / Meetings / Zusammenarbeit
Hybrid ist auf jeden Fall eine Herausforderung. Sowohl Teilhabe als auch Reaktionsmöglichkeiten sind für die verschiedenen Gruppen extrem unterschiedlich. Je mehr dies allen Beteiligten und insbesondere der Moderation bewusst ist, und alle aufeinander achten, desto besser kann es gelingen, alle gleichberechtigt zu beteiligen und niemanden zu vergessen.
Wann wirst du Cowirker:in in der virtuellen cowirk.space Community?
Wir lernen viel im offenen Wohlfühl-Clan, denn die Cowirker:innen bringen eine Vielzahl an berfulichen Erfahrungen und Perspektiven ein, die uns gegenseitig weiterbringen.
Mit anderen etwas ausprobieren, seien es persönliche Arbeits- und Workshop Methoden oder digitale Werkzeuge – wo kannst du das?
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Herzliche Grüße,
Doris & cowirker:innen des Wohlfühl-Clans
Illustration: Doris Schuppe mit canva.com, jamboard sowie kits.blog/cloud/